化身侦探,采购部在行动

“这是我加入宣明会之后第一次面对这样的紧急采购。准确的说,这是我参加工作以来第一次面对如此紧急的采购项目。”乙霖略显疲惫地说。

乙霖是宣明会中国采购部的一员,她加入宣明会已六年。之前,在深圳的一家企业也有六年采购经验。然而经验丰富的她,在处理这样的防疫物资采购时也时常感到棘手。

▲乙霖在上海验收从海外采购的40万只口罩。

“我的心情每天都像坐过山车一样,忽上忽下的”,谈起疫情初期采购的情况,乙霖道。由于国内能采购到口罩的概率较小,采购部将很大的期望放在海外。当时海外的疫情还没有国内这么严峻。

“每次被告知某个国家供应商有货的时候,我们都无比激动,”可是往往是还没来得及将物资规格、数量、价格、付款、入境、清关等一系列问题了解清楚,就会被告知这批货已经没有了。“你明白这种心情吗?整个过程不超过一天,精神高度紧张。从看到希望的激动,到心急的想着各种解决办法,再不停的与各个方面沟通。最后,货没了。”谈到这些,乙霖只有无奈。

因为不想放弃任何一个机会,所以每一个机会都全力以赴。这就是每一位采购部同事当时的状态。每天像侦探一样。除了找货源,还需要像侦探一样去判断、去辨别每一个供应商。

▲乙霖和同事在快递公司的帮助下将所有口罩分装打包寄往各地。

功夫不负有心人,在整个采购部同事、在各个部门的不懈努力及配合下,终于采购到第一批5万个口罩,供应商要求尽快付款。一方面,采购同事与供应商不断沟通,想尽办法争取更多的时间,“我们都想直接到仓库守着这批货了”,乙霖笑着说;另一方面,各个部门同事相互配合,大家一起协调付款,发货,收货,审批等相关手续。这个过程,突破了宣明会过往任何一次采购的时效。

除了物资缺乏,最大的挑战就是各方的协调工作。这次应对疫情的采购包括国内采购和国外采购,涉及的不仅有宣明会中国的各个部门、海外宣明会的相关部门,还包括湖北卫建委等国内外相关伙伴。作为采购,要平衡供应商的要求,还要满足各个部门、相关伙伴的需要,在协调、解决问题方面做了大量的沟通工作。“解决这样的局面,除了让自己定期梳理并合理安排所有的工作事项,还需要保持清晰的思路和无限的耐心。不断的提醒自己:再坚持一下,尽力而为。”说起如何应对这样的挑战,乙霖回应说。

▲乙霖和同事在上海验收从海外购买的40万只口罩。

努力之后,总会有收获。宣明会计划采购价值逾1200万元的物资14种,其中部分物资(电子体温计,洗手液,消毒液,香皂,毛巾等)已采购并送达项目区,其余物资也将陆续发货。宣明会还投入300多万元向武汉三所医院捐赠用于救护病人的专业设备,一半设备已送达医院,其余的也将于3月13日前送达。

除此之外又有好消息传来,从海外采购的40万只口罩辗转从印度孟买,经转吉隆坡,最终运抵上海浦东机场。“这批口罩来之不易。国际总会协助我们找到货源,从收到消息到确定订单只用了五六个小时,而这是我们第一次从国外进口物资,期间也真的是很担心。幸好整个过程都比较顺利。”刚完成验收和寄送的乙霖脸上带着欣慰的笑容,仿佛这段时间的疲惫都消失了。

▲乙霖正在忙碌地验收。

▲完成验收和寄送的乙霖脸上带着欣慰的笑容,仿佛这段时间的疲惫都消失了。

与电脑的亲密相伴,与工作的一路同行;听听供应商的产品故事,看看窗外人们的忧愁;路过满街的“空无一人”,停留在满眼的“疫情动态”,乙霖的2月是这样度过。她说:“期盼与家人温暖的团聚,与朋友愉快的旅行;听听亲朋好友的故事,看看外面世界的美好;路过满街的“快乐平安”,停留在满眼的“美食盛宴”;然后,等待春天的到来。”

为回应严峻的新冠病毒疫情,世界宣明会从国内外采购紧缺的医疗用品,以保护受世界宣明会项目资助的儿童及其社区。在采购部门的努力下,各项物资的采购有序进行,收到物资的项目组和合作伙伴也已陆续安排发放。(文/李 娟)

 

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